VAN LIVE NAAR ONLINE: DE 5 BELANGRIJKSTE SUCCESFACTOREN VAN ONZE LAATSTE HYBRIDE PRODUCTIE.

Op anderhalve meter afstand van elkaar staan de presentator, de muzikant en zeven medewerkers van Great Place To Work (GPTW) te dansen op het podium. De confetti knalt de lucht in, de muziek knalt uit de speakers en de vreugde is voelbaar in de zaal en bij de online gasten. De eerste Great Place To Work hybride variant van de Best workplace awards is een feit!

Van live naar online

Wat in eerste instantie een live evenement voor 300 bezoekers zou zijn is door de pandemie een online evenement geworden. Samen met de klant Great Place to Work heeft The Oval Office dit hybride evenement + bijbehorende campagne vormgegeven en geproduceerd. Hoe we dit gedaan hebben? Ruben Brama, senior project manager, deelt graag zijn 5 tips waar je aan moet denken als je van live naar online gaat:

1. Hybride is anders dan live

Bedenk van tevoren goed, welke beelden de bezoekers “thuis” te zien krijgen. Zij ervaren slechts een kleine selectie op beeld van wat er live daadwerkelijk plaatsvindt in de studio of op locatie. Bedenk ook dat sommige kijkers op hun telefoon kijken, dus wat je ook doet, doe het groot, zodat het overzichtelijk blijft op elke device.

Hybride evenement - GPTW - Hybride is anders dan live

2. Zorg voor c(h)ampagne!

Voor GPTW hebben we in het voortraject social posts ontwikkeld en een ‘celebration kit’ naar de genomineerden opgestuurd om de voorpret in aanloop naar het evenement te verhogen. Na de show, is GPTW persoonlijk bij alle gelukkige winnaars langsgegaan om de awards te overhandigen en ze te voorzien van social media content die ze zelf konden delen.

3. Verhoog het tempo en blijf verrassen

Gemiddeld kan een persoon ongeveer 10 minuten zijn aandacht vasthouden. De afleiding thuis is daarnaast groter dan in de zaal bij een live evenement. Het tempo moet daarom vele malen hoger liggen. Een snelle afwisseling van content, in dit geval de bekendmaking van winnaars per categorie, met live entertainment, video bumpers en korte interacties zorgden ervoor dat we de kijkers bleven boeien en steeds opnieuw konden verrassen. Daarnaast is er gekozen voor ondersteunende muziek tijdens alle items, live gespeeld door een muzikant, om het live gevoel extra te versterken.

4. Betrek de kijker persoonlijk

Zoek de interactie met de kijkers, a.k.a. de aanwezigen thuis, zodat ze actief betrokken zijn bij de show. Bij de Best workplace awards is een live verbinding met de genomineerden/winnaars opgezet, was er een chatfunctie voor de kijkers en een directe interactie door gebruik te maken van ‘visual voting’ waarvoor we tools mee hadden gestuurd in de celebration kit. Zo kon iedereen actief deelnemen aan de show.

Hybride evenement - GPTW - Betrek de kijker

5. Maak gebruik van ervaren presentatoren

Offline kom je (soms) nog weg met minder ervaren sprekers, maar online zeker niet. Op beeld zie en merk je alles. Geen haperingen, misplaatste grappen of onderonsjes dus. Je moet de kijkers blijven boeien met presentatoren die je meenemen in het live moment. Daarnaast is de vorm belangrijk. Zo werkt een vraaggesprek met de sprekers vaak veel beter dan een presentatie tonen, talking heads hebben we genoeg gezien in alle online webinars.

Door de aandacht te richten op deze vijf aspecten is het hybride evenement voor de Best workplace awards een succes geworden. Benieuwd naar de show? Bekijk het evenement op de website van Great Place To Work.

Is jouw organisatie of bedrijf ook toe aan een andere manier van evenementen organiseren in het nieuwe normaal? Wij denken graag met je mee, dus mail of bel ons gerust.

Ruben Brama
senior project manager
ruben@theovaloffice.nl
06 – 23 57 46 74