STAGE IN TIJDEN VAN CORONA; DE INNOVATIEVE KANT VAN THE OVAL OFFICE

Opstaan, aankleden en direct achter je bureau zitten. Dat is een korte beschrijving van de dagelijkse routine die veel mensen nu meemaken tijdens deze bijzondere omstandigheden in tijden van corona. Geen verplaatsingen meer, gewoon thuiswerken. Gewoon voor medewerkers maar hoe verloopt dat nu bij studenten die stagelopen? Specifiek, buitenlandse stagiairs? In deze blog lees je meer over de ervaringen en tips van Amber Cloudt, een Belgische stagiaire bij The Oval Office in Amsterdam. Hoe maak je er nog een productief leerproces van als event manager in spé tijdens corona?

Ik, Amber Cloudt, startte mijn stage bij The Oval Office in Amsterdam op 9 maart 2020. Exact 4 dagen voordat de lockdown in België en Nederland werd aangekondigd. Eindelijk klaar voor het Amsterdamse werkleven, moest ik al snel weer alles inpakken om terug naar België te verhuizen. Week twee bij The Oval Office werd dus meteen van thuis uit ingezet via telewerk. Al snel werd het duidelijk dat de volgende weken ook achter mijn “thuisbureau” gingen plaatsvinden.

Stopt de stage hier dan? Voor heel veel medestudenten van mij wel. Gelukkig denkt The Oval Office daar anders over. De Corona-omstandigheden mogen jouw leerervaringen niet in de weg staan. Hier zijn enkele onderwerpen die je als stagiair in de eventsector alsnog kan bijleren ondanks de vele annulaties.

Interne taken

Voor vele bedrijven is het nu hét ideale moment om intern alles op orde te stellen. Dat kan gaan van templates maken tot een nieuw planningssysteem creëren. Voor een stagiair binnen de eventsector is dit misschien niet de leerzaamste taak maar als je net zoals ik, geen tijd meer had om het bedrijf in het echt te leren kennen, is dit de perfecte opportuniteit. Door de interne taken uit te voeren, leer je al veel meer over de identiteit van het bedrijf.

Daarbij is het ook een leuke tip om calls in te plannen per collega om een kennismakingsgesprek te houden. Dan kan je je een beter beeld schetsen over het bedrijf en bij wie je terecht kan voor een bepaalde vraag.

Oplossend denken

Van elk probleem maak je een opportuniteit. Dat is wat je als bedrijf maar ook als stagiair, zeker moet onthouden in deze periode. Het is ook voor evenementen geen “total disaster”. Daarvoor is er nu een luik open gegaan om na te denken over andere manieren hoe we klanten kunnen samenbrengen.

Als student op stage is het daarom zeer interessant om te observeren hoe het bedrijf hier oplossingen voor vindt. Daarbij kan je zelf ook je steentje bijdragen en meedenken om samen met je team leuke concepten en begeleidende campagnes te volbrengen. Zo word je oplossingsgericht en weet je al meer hoe een bedrijf omgaat tijdens een crisissituatie als deze.

Creativiteit stimuleren

Naast het oplossend denken, is er nog zeker ruimte voor de creativiteit. Concepten, thema’s en activiteiten. Zoveel ideeën waar je nu allemaal genoeg tijd voor hebt om over te brainstormen. Als toekomstige eventmanager kan je nog niet meteen de creatieve klik maken zoals professionals dat kunnen. Daarom bestaan er ook stages, om te leren. Al gaan evenementen niet meer door in de nabije toekomst, betekent het niet dat er ook geen andere kansen zijn zoals communicatiecampagnes waar je deze creativiteit kan uiten. Zeker is de voorbereiding van een evenement nog optioneel. Tenslotte is er ook de kans om mee na te denken over hoe je eventueel nog evenementen kan laten doorgaan rekening houdend met de getrokken maatregelen.

Door corona gecanceld live event; creatief vertaald naar online award show

Naast de projecten, wordt de creativiteit ook zeker doorgetrokken tot het interne team. Van home tours (show your crib) tot een quiz tijdens de wekelijkse borrels. Of weekly updates waarbij de band tussen het Nederlandse en Belgische team versterkt wordt. Zeker een heel interessant component om je internationale collega’s op die manier wat beter te leren kennen, zeker als stagiair.

Webinars

Denkprocessen ontwikkelen, zijn wel een meerwaarde, maar wat nu met het ontdekken van de échte eventwereld? Dat is een vraag dat je waarschijnlijk net te binnen schiet. Hiervoor biedt The Oval Office ook een oplossing! Verschillende talks, webinars, blogs of podcasts worden aangeboden die je tegenwoordig overal kan terugvinden. Ontdek de verschillende eventplatformen waarbij de nieuwe trends voor evenementen tot uiting komen. Of volg via het nieuws mee wat de nieuwe protocollen zullen zijn voor postcorona-bijeenkomsten. Bereid je voor op de toekomst want uiteindelijk zal deze crisis (helaas!) nog even duren.

Daarom is het nu hét moment om er ook het beste van te maken. Dus doe wat inspiratie op bij verschillende hulpbronnen en laat de creatieve brainstormsessies maar komen!