ONLINE EVENT: LINK STUREN, CAMERA EROP EN KLAAR. TOCH?

Geschreven door Ruben Brama, Expert Live Experiences

 

Begin februari 2021, we staan op het podium van theater Gooiland in Hilversum. De presentator opent de show, die volledig online te volgen is via een livestream. We beleven een show vol interactie. Met genomineerden en winnaars via een aparte Zoom sessie, diepte interviews met de CEO en met het publiek via de chat, vertegenwoordigd door de sidekick. Trots kijken we elkaar aan, de show wordt goed ontvangen! Maar tot zo’n show komen we niet zomaar, de organisatie vergt veel aandacht en tijd. Waar moet je eigenlijk allemaal aan denken?

 

Begin bij het begin

Dit klinkt als een open deur, maar wat we vaak zien is dat het communicatiemiddel al bepaald is vóór de doelstelling en strategie helder zijn. Aan ons de taak om opdrachtgevers hierop te challengen. Wat wil je communiceren en waarom? Hoeveel budget heb je hiervoor beschikbaar? En zit de doelgroep wel op een online event te wachten? Is het antwoord ja? Top, dan gaan we kijken naar het creatief concept en de uitwerking daarvan. 

Design is key 

Net als bij een live event wil je natuurlijk dat je show er spectaculair uit ziet. De content en de vormgeving daarvan is daarom heel belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan een thema voor je online show, zodat je een specifieke look & feel hebt voor bumpers, leaders, sprekers kaarten etc. Vergeet ook niet een krachtige opening, om direct de toon te zetten. En dan hebben we nog de presentaties tijdens de show, het decor waarin je staat en misschien zelfs wel de kleding van de presentator. Kwalitatief design is een must, dus neem genoeg tijd om alles mooi en consistent vorm te geven. 

Thuis het “live gevoel” creëren

Een show kijken via je laptop geeft een heel ander gevoel dan wanneer je echt bij het event bent. Sta hier goed bij stil. Pak je shots van de hele studio, gebruik je remote camera’s of bemande camera’s? En hoe is je belichting? Gebruik je uplights of spots? Komt de  kleurstelling die je in je hoofd hebt wel goed over op beeld? Waar je bij een live evenement een indrukwekkende totale stage setting maakt, is dat voor online niet altijd nodig. Je kunt ook gebruik maken van meerdere kleine sets, waardoor je een intiemer gevoel creëert.  Oneindig veel mogelijkheden dus! 

Opbouwen en gaan?

Het moment is daar, de vormgeving is klaar, de techniek is geregeld en iedereen heeft een script ontvangen. Nog even opbouwen en gaan! Toch? Een van de belangrijkste stappen bij een online event is de laatste: repeteren. Net als bij een live show wil je dat alles goed verloopt en dat betekent repeteren. Niet alleen met de sprekers, maar juist in combinatie met techniek. Wat zijn de timings van de bumpers, de leaders, de audio, het geluid, de sprekers, de presentaties en ga zo maar door. En hoe staat de camera, wanneer gaan we naar een ander beeld en werkt je online platform nog goed? Je kunt je voorstellen dat hier een aardig aantal professionals vanuit verschillende disciplines bij komen kijken.

Succesfactoren

Over de vraag link sturen, camera erop en klaar. Toch? kunnen we dus zeggen: nee, een online show is niet zomaar georganiseerd, het vergt veel expertise vanuit verschillende disciplines. Je kunt de organisatie ervan vergelijken met die van een live evenement. Plan hier dus minimaal 1,5 a 2 maanden voor en houd rekening met een ruim budget, meer dus dan een paar duizend euro. 

Voor onder andere Thuisbezorgd.nl, Booking.com en Great Place To Work hebben we afgelopen jaar mooie en impactvolle ONLIVE experiences neergezet. We zetten hier de 5 succesfactoren op een rijtje. 

Wil je meer weten over het organiseren van een online show of wil je graag een offerte ontvangen? Neem dan contact met me op! 

Challenged?

Leave your contact details and download our key insights to see how you can add an emotional impulse to your campaign.