KLANTEN EN MEDEWEKERS ENGAGEREN VIA DIGITALE EVENEMENTEN

Guillaume AnciauxDoor Guillaume Anciaux, Expert Live Experiences

Jarenlang hebben we ons gefocust op het creëren van real-life experiences voor merken en organisaties door hun klanten of medewerkers te engageren via live evenementen of activaties. Het afgelopen jaar heeft ons uitgedaagd om anders te denken en onszelf opnieuw uit te vinden op het vlak van ‘live experiences’. Sinds de start van de pandemie zijn live evenementen verboden en kunnen we mensen niet meer laten samenkomen in een live omgeving, maar dat betekent niet dat ervaringen die mensen samenbrengen voor een boeiend en gedenkwaardig moment, verboden zijn.

Daarom beschouwen we bij The Oval Office digitale evenementen als een kans voor merken om in contact te blijven met hun doelpubliek en deze groep zelfs te vergroten. Met behulp van technologie, hetzij 100% digitaal of met een gedeeltelijk live element, startte ons team van evenementenexperts met het ontwikkelen van nieuwe soorten online ervaringen voor onze klanten. In de loop van het jaar 2020 hebben we veel hybride of digitale evenementen georganiseerd voor verschillende klanten zoals Actiris, Adecco Group, Elia, UGent, Great Place to Work … In 2021 zal deze trend zich wellicht nog even voortzetten.

Econnect: het jaarlijkse personeelsevenement van Actiris

The Oval Office geeft strategisch advies aan Actiris, het Brusselse Gewestelijk Bureau wat betreft interne communicatie. Sinds 6 jaar organiseert ons bureau het jaarlijkse Connect-event dat alle Actiris-medewerkers (meer dan 1600 personen) samenbrengt. De meest recente editie - The Actiris eConnect - bestond uit een 2u durende interactieve livestream, met een mix van live interviews, een interactieve quiz, videoreportages ... Het hele event stond in het teken van de lopende interne campagne "Que fais tu chez Actiris? / Wat doe jij bij Actiris?", die als doel heeft de medewerkers ervan bewust te maken dat iedereen een essentiële rol heeft in het realiseren van de missie van de organisatie. Zowel het platform als de content, de set-up, het script, de interne communicatiecampagne en de visuele identiteit werden gecreëerd en geproduceerd door The Oval Office.

Na het plenaire gedeelte kregen mensen de kans om deel te nemen aan een netwerkmoment tussen collega's via after-eConnect bubbles. Elke bubbel bracht mensen met specifieke interesses samen, bijvoorbeeld de bubbel van gastronomie, muziek, sport ... eConnect was een groot succes aangezien meer dan 80% van de werknemers deze editie als goed of zeer goed beoordeelden in de tevredenheidsenquête en meer dan 50% verklaarde interessante informatie te hebben verkregen tijdens deze sessie.

"Connect van een ongelooflijke kwaliteit en rijk aan informatie! Een virtuele editie, maar toch menselijker dan ooit, en vol positieve energie! Merci - hartelijk dank! " -  eConnect Actiris deelnemer 1

"Het was een groot succes om het virtueel en het menselijke te kunnen combineren, petje af!!!!" - eConnect Actiris deelnemer 2

Novartis trapt 2021 digitaal en interactief af met de Pharma business unit

Elk jaar trapt de Pharma business unit het jaar af met een live event. Dit jaar moest het evenement, om de inmiddels gekende reden, digitaal plaatsvinden. We organiseerden een interactieve digitale experience die de medewerkers positieve energie bracht. Om het enthousiasme te vergroten, ontvingen de deelnemers een verrassingsbox bij hen thuis. In de box zaten drie kleinere dozen, die enkel geopend mochten worden op specifieke momenten tijdens het 2 dagen durende evenement. De live show begon met een dance off. Met pompende beats werden de aanwezigen gemotiveerd om mee te dansen. De eerste verrassingsbox gaf hen attributen om te gebruiken in hun thuiskantoor. De livestream toonde een dynamische show waarin gastsprekers, videogesprekken met internationale collega's en een quiz aan bod kwamen. Met ondersteuning van indrukwekkende visuals en video content die voor deze speciale gelegenheid werd gemaakt, werd het een aangenaam gebeuren om naar te kijken. Daarna was het weer tijd voor actie. Samen met het Leadership Team lanceerden we de HAKA challenge. Een uitdaging voor de verschillende teams om een virtuele HAKA te uit te voeren tijdens de break outs. Dit werd gemonteerd in een compilatievideo die we toonden bij de start van dag 2 om met dezelfde energie te starten als de eerste dag. Als afsluiter van de eerste dag, inspireerde Steven Van Belleghem de medewerkers met enkele interessante inzichten.

Dag 2 van de kick off was een dag vol teamsessies en workshops. Op het einde van de dag, en om het virtuele evenement af te sluiten, boden we een netwerksessie aan. Een moment om na te denken over de learnings en hoogtepunten van de 2 dagen, maar ook om tips voor digitale events te verzamelen. Voor dit project was The Oval Office verantwoordelijk voor het algemene thema en concept, de branding, de interactieve momenten, de creatie van de visuele ondersteuning en de technische aspecten van de live stream.

"We zijn erg blij dat we dit evenementen samen met The Oval Office hebben kunnen organiseren. Heel veel dank voor de technische ondersteuning en de proactieve opvolging van het hele team, dit gaf ons vertrouwen om deze motiverende en boeiende werknemerservaring te organiseren." - Gina Volkaert, Country Head Communications & Patient Engagement Novartis Belux 

Elia brengt 500 managers samen in een online event

De interne stakeholderdag "We Are One" bracht 500 teamleiders in België en Duitsland samen om de strategie van de onderneming voor de komende vijf jaar bekend te maken. Er werd een hybride setting gecreëerd, waarbij het woord werd gegeven aan 5 sprekers, managers en moderators. De show werd geregisseerd en live uitgezonden op een online platform dat speciaal voor deze gelegenheid werd opgezet. Op vrije momenten konden de deelnemers een live kookshow volgen via hetzelfde platform.

Employee Communication Days inspireren HR- en bedrijfscommunicatieprofessionals via digitale workshops en keynotes

De allereerste Digital Employee Communication Days werden georganiseerd door initiatief van Vonk en ABCi, de Belgische verenigingen voor interne communicatie die kennis vergaren over communicatie door regelmatig meetings te organiseren met andere communicatieprofessionals uit bedrijven, overheidsdiensten en niet-gouvernementele organisaties.

Aanvankelijk stelden we een 1-dags evenement voor met verschillende keynotes, plenaire sessies en workshops, maar omwille van de gezondheids- en veiligheidsomstandigheden hebben we het live event omgevormd tot een digitale experience van 5 dagen waarbij 15 sprekers werden uitgenodigd om hun visie en cases te presenteren over onderwerpen zoals leiderschapscommunicatie, werknemersbetrokkenheid en - alignment. Een week lang namen meer dan 300 aanwezigen online deel via een interactief platform, konden ze in dialoog gaan met de sprekers en in contact komen met hun collega's.
De laatste dag kregen de deelnemers de kans om via zoomsessies ervaringen uit te wisselen met een netwerk van 250 andere professionals in het veld. Voor dit project was The Oval Office ook verantwoordelijk voor het creëren van de communicatie rond het evenement, d.w.z. de visuele identiteit, de creatie van het platform …

Lees meer over andere digitale evenementen die door ons georganiseerd zijn, zoals  Adecco, UGent, Great Place to Work en vele anderen.

Challenged?

Leave your contact details and download our key insights to see how you can add an emotional impulse to your campaign.