ENGAGER LES CONSOMMATEURS ET LES COLLABORATEURS AU MOYEN D’ÉVÉNEMENTS DIGITAUX

Guillaume AnciauxBy Guillaume Anciaux, Expert Live Experiences

Pendant des années, nous nous sommes concentrés sur la création d'expériences dites Live pour les marques et les organisations, par le biais d'événements et d'activations en direct. L'année dernière, nous avons été mis au défi de penser différemment et de nous réinventer en termes d'"expériences live". Les événements en direct étant interdits par la loi depuis la pandémie, il est impossible de réunir les gens dans un environnement réel, mais cela ne signifie pas que les expériences qui rassemblent les gens pour un moment engageant et mémorable sont interdites.

C'est pourquoi, à The Oval Office, nous avons considéré dès le début les événements numériques comme une opportunité pour les marques de rester en contact avec leurs publics cibles et même d'élargir leur audience. À l'aide de la technologie, soit à 100% de manière virtuelle, soit avec un élément partiel en direct, notre équipe d'experts en événements a décidé de développer de nouveaux types d'expériences numériques pour nos clients. Au cours de l'année 2020, nous avons créé de nombreux événements hybrides ou numériques pour différentes marques telles qu'Actiris, Adecco Group, Elia, UGent, Great Place to Work, etc.
En 2021, la tendance demeurera forte !

Econnect : L'événement annuel des collaborateurs d'Actiris

The Oval Office conseille stratégiquement Actiris, l'Office régional de l'emploi de Bruxelles, dans sa communication envers les collaborateurs. Depuis 6 ans, notre agence organise l'évènement annuel Connect qui réunit tous les collaborateurs d'Actiris (plus de 1600 personnes). Pour la dernière édition, l'eConnect d'Actiris consistait en un livestream interactif de 2h, avec un mélange d'interviews en direct, un quiz interactif, des reportages vidéo, etc.L'ensemble de l'événement était centré sur le thème de la campagne interne en cours, "Que fais-tu chez Actiris ? / Wat doet-jij bij Actiris", dont l'objectif est de faire prendre conscience aux colaborateurs que chacun a un rôle essentiel à jouer dans la réalisation de la mission de l'organisation. Tout le contenu ainsi que la plateforme, les set-up, l'écriture du script et la campagne de communication interne, l'identité visuelle ont été créés et produits par The Oval Office.

Après la séance plénière, les gens ont eu l'occasion de participer à un moment de networking entre collègues via des bulles after-eConnect. Chaque bulle réunissait des personnes ayant des intérêts communs, par exemple la bulle de la gastronomie, de la musique, du sport, etc... L'eConnect a été un grand succès puisque plus de 80% des collaborateurs ont jugé cette édition comme bien ou très bien dans l'enquête de satisfaction et plus de 50% des personnes ont déclaré avoir obtenu des informations intéressantes au cours de cette session.

" Connect d’une qualité incroyable ; et hyper riche en infos ! Une édition virtuelle et malgré tout plus humaine que jamais, et pleine d’énergie positive." -  Participant eConnect Actiris 1

"Ce fût un énorme succès pouvoir combiner le virtuel et l'humain,chapeau bas !!!! " - Participant eConnect Actiris 2

Novartis démarre l'année 2021 par une réunion virtuelle interactive avec l'unité commerciale Pharma

Chaque année, l'unité commerciale Pharma démarre l'année par un événement en direct. Cette année, pour des raisons évidentes, l'événement devait être numérique. Nous avons organisé une expérience digitale interactive qui a vraiment enthousiasmé les collaborateurs. Pour renforcer la motivation, les participants ont reçu une boîte remplie de surprises à leur domicile. Dans cette boîte se trouvaient trois plus petites boîtes, à ouvrir uniquement à des moments précis pendant les deux jours de l'événement. Le spectacle en direct a commencé par une danse. Les participants ont été appelés à danser sur des rythmes entraînants, pour ainsi bien faire circuler l'énergie dans tout le corps. La première boîte-cadeau leur a donné les ingrédients nécessaires pour vivre le moment depuis leur bureau à domicile.

Le livestream s'est poursuivi avec les interventions d'orateurs en direct, des appels vidéo avec des collègues internationaux et un quiz. Grâce à des supports visuels et du contenu vidéo spécialement créé pour l’occasion, le spectacle a été une grande réussite. Après cela, il était à nouveau temps de passer à l'action. Le management de Novartis a donc lancé un défi aux différentes équipes. Ce défi consistait à réaliser un HAKA lors des pauses. Une vidéo de compilation des danses a ensuite été montée et diffusée pour le lancement du deuxième jour. Pour clôturer la session plénière du premier jour, Steven Van Belleghem a inspiré les collaborateurs grâce à des réflexions intéressantes.

Le deuxième jour a constitué en une journée remplie de sessions et de workshops. À la fin de la journée, et pour clôturer l'événement virtuel, nous avons proposé un moment de networking afin que les participants réfléchissent ensemble sur les apprentissages et les points forts de ces deux jours. Pour ce projet, The Oval Office a élaboré le thème et le concept général de l'événement, le branding, les moments interactifs, la création de supports visuels et les aspects techniques du livestream.

"Nous avons été très heureux de créer cet événement en collaboration avec The Oval Office. Nous remercions tout particulièrement l'équipe pour son soutien technique et son suivi proactif, car cela nous a permis d'organiser cette expérience stimulante et engageante pour nos employés. " - Gina Volkaert, Country Head Communications & Patient Engagement Novartis Belux

Elia rassemble 500 managers lors d'un événement en ligne

La journée interne des parties prenantes "We Are One" a réuni 500 chefs d'équipe en Belgique et en Allemagne afin de communiquer la stratégie de l'entreprise pour les cinq prochaines années. Un décor physique hybride a été créé, donnant la parole à 5 conférenciers, managers et modérateurs. L'émission a été montée et diffusée en direct sur une plateforme en ligne imaginée pour l'occasion, incluant des moments plus creux avec une émission de cuisine en direct.

Les Employee Communication Days inspirent les professionnels de la communication d'entreprise et des ressources humaines par le biais d'ateliers et de conférences digitales

Les Employee Communication Days de cette année ont eu lieu de manière digitale. Il s'agit d'une initiative de Vonk et ABCi, les associations belges de communication interne, qui rassemble les connaissances sur la communication en organisant des rendez-vous réguliers avec d'autres professionnels de la communication des entreprises, des services publics et des organisations non gouvernementales.

Au départ, nous avions proposé un événement d'une journée comprenant plusieurs conférences, des sessions plénières et des ateliers, mais en raison des conditions sanitaires, nous avons transformé l'événement en une expérience digitale de 5 jours pendant laquelle 15 orateurs ont été invités à présenter leur vision et leurs cas sur des sujets tels que la communication du leadership, et l'engagement et la cohésion des collaborateurs. Pendant une semaine, plus de 300 personnes ont assisté à l'événement en ligne, via une plateforme interactive, et ont pu échanger avec les orateurs et entrer en contact avec leurs confrères.
Le dernier jour, les participants ont eu l'occasion d'échanger leurs expériences via des sessions Zoom avec un réseau de 250 autres professionnels du secteur. Pour ce projet, The Oval Office a également été responsable de la création de la communication autour de l'événement, c'est-à-dire l'identité visuelle, la création de la plateforme etc...

Découvrez en plus sur les événements digitaux créés par notre bureau tels que ceux d'Adecco, UGent, Great Place to Work ou bien d'autres.

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