hero-img

Office Manager The Netherlands

Wat doe je als Office manager bij The Oval Office?

The Oval Office is gevestigd in een uniek pand, een oude diamantslijperij, midden in De Pijp in Amsterdam. Om ervoor te zorgen dat alles op en rond kantoor soepel loopt moeten er veel ballen tegelijkertijd in de lucht gehouden worden. De Office Manager is niet alleen verantwoordelijk voor het facilitair management, maar ondersteunt het hele team voor optimale prestatie.

Een mooi kantoor moet goed onderhouden worden. Van huisvesting tot het wagenpark tot het ontvangen van gasten. De Office manager weet zicht te houden op al deze onderwerpen en kan zelfstandig werken.

Ook speel je een grote rol in de cultuur van het bedrijf. Je zorgt voor een goede sfeer en je organiseert uitjes, geschenken en momenten voor verjaardagen.

Naast de facilitaire taken ondersteunt de Office Manager de HR Officer. Je fungeert ook als vertrouwenspersoon en je neemt de verantwoordelijkheid over verschillende administratieve taken, gerelateerd aan verloning, verzuim, onboarding en IT.

Wat zijn je taken?

  • Je zorgt dat de verschillende faciliteiten op orde zijn, zoals huisvesting, schoonmaak, computers, telefoons, printers en auto’s en kijkt altijd naar een optimalisatie hiervan en een zo gunstig mogelijk inkoop.
  • Ondersteuning van de Managing Director met het maken van afspraken, relatiebeheer en administratie.
  • Je begeleidt de CFO bij het afsluiten of verlengen van verzekeringen en contracten.
  • Je ontvangt onze klanten als ze op kantoor zijn en bent ook het vriendelijke eerste contact als klanten bellen of mailen.
  • Je ondersteunt waar nodig projectmanagers op projecten bij het bestellen van goederen, catering, verzendingen of bij het organiseren van zakelijke reizen en hotelboekingen.
  • Je draagt zorg voor arbeid secundaire voorwaarden als telefoons en abonnementen, treinkaarten, laptops.
  • Je organiseert verjaardagen en cadeautjes en bloemen voor verschillende belangrijke momenten.
  • Je ziet toe op een correcte toepassing van het algemene werkreglement
  • Je draagt bij aan een positieve teamspirit en cultuur.
  • Het voorbereiden van een voedzame, duurzame lunch.
  • Je hebt affiniteit met IT-gerelateerde zaken.
  • Onderhouden van de contacten/relatiebeheer in de buurt (ondernemers, garage, buurtbewoners).
  • Nauwe samenwerking met en ondersteuning van de stafmedewerkers in het anchor team (Finance, HR)

Wie ben jij als professional?

  • Ervaring als office manager/secretaresse (minimaal 2 jaar in een soortgelijke functie)
  • Minimaal MBO werk- en denkniveau
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse én de Engelse taal in woord en geschrift
  • Nieuwsgierig van aard en ondernemend.
  • Positieve en flexibele instelling
  • Gastvrij, nauwkeurig en servicegericht
  • Proactief en energiek: je handen jeuken altijd.
  • Verbonden, wendbaar en je hebt een sterk inlevingsvermogen.
  • Je combineert creativiteit graag met gezond boerenverstand.


Wie ben jij als mens?

  • Je bent empathisch van aard en ziet altijd de mens eerst, pas daarna de professional.
  • Je vindt het leuk om jezelf te verbinden met iedereen binnen het 24-koppige team en om goede connecties op te bouwen.
  • Je hebt een flinke dosis humor en houdt ervan om af en toe lekker te ‘ouwehoeren’ met anderen.
  • Je bent vooral lekker jezelf, meer heb je niet nodig!

Wat bieden wij jou?

  • Een cultuur die gebouwd is op plezier, verbinding en empathie.
  • Een marktcomform salaris en opleidingsbudget.
  • De ruimte om te ondernemen en jezelf te ontwikkelen.
  • Een gezonde huisgemaakte lunch. (voornamelijk vegetarisch)
  • Een mooi kantoor middenin de Pijp, inclusief jukebox en pingpongtafel.
  • Het allergezelligste team met collega’s in 3 verschillende landen.
  • Regelmatige borrels, feestjes en uitjes met het team.

Your team

Wouter Boits
Wouter Boits
Founder - CEO
Nicolette Vink
Nicolette Vink
Managing Director
The Netherlands
Patricia Vergeer
Patricia Vergeer
Creative Lead
The Netherlands
Annette de Jong
Annette de Jong
Project Manager
Bart Corré
Bart Corré
Graphic Designer
Bob Bruinenberg
Bob Bruinenberg
Creative Strategist
Carmen  Gonzalez
Carmen Gonzalez
Graphic Designer
Carla Dudink
Carla Dudink
Finance Officer
Claudia Rutten
Claudia Rutten
Client Director
Jos Verwer
Jos Verwer
Graphic Designer
José Menzinga
José Menzinga
Project Manager
Kathy Kloos
Kathy Kloos
Senior Project Manager
Lisa Rozemuller
Lisa Rozemuller
Senior Campaign Manager
Lotte Roozekrans
Lotte Roozekrans
Strategist
Mark Woortman
Mark Woortman
Field Logistics Manager
Martijn van Eijk
Martijn van Eijk
HR Officer The Netherlands
Martin Smith
Martin Smith
Senior Project Manager
Melike Karabacak
Melike Karabacak
Campaign Manager
Monique  van der Wielen
Monique van der Wielen
Lead Live
Noor  van Imhoff
Noor van Imhoff
Campaign Manager
Susanne Bensdorp
Susanne Bensdorp
Campaign Manager

Your office

Amsterdam
Tolstraat 199 1074 VJ Amsterdam