Hospitality Officer Belgium

Wat doe je als Hospitality Officer bij The Oval Office?

The Oval Office is gevestigd op drie locaties in België, Brussel, Antwerpen en Gent. Onze kantoren zijn ‘het clubhuis’ van onze organisatie. Het is daarmee de ontmoetings- en werkplek van onze medewerkers en hun gasten, die wij op en top willen faciliteren; van binnenkomst tot vertrek..

Als Hospitality Officer zorg je dat iedereen zich welkom voelt. Je hebt het eerste contact met onze gasten, ontvangt ze en zorgt voor een vlotte begeleiding naar hun afspraken met onze medewerkers. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het dagdagelijks reilen en zeilen van onze kantoren..

Wat zijn je taken?

• In jou schuilt een leuke teamspeler met management skills: services & facilities, interne events en de receptie vallen onder jouw verantwoordelijkheid.
• Met je warme glimlach en enthousiasme zorg je ervoor dat zowel onze medewerkers als bezoekers zich helemaal welkom en thuis voelen.
• Dagelijks/wekelijks verzorgen van de medewerkerslunch.
• Faciliteren van interne bijeenkomsten zoals lunches, afterworks, vergaderingen en opleidingen.
• Je bent een krak in het aanbrengen van structuur in je dagelijkse werking en ziet meteen waar je prioriteiten liggen.
• Binnenkomende telefoongesprekken behandelen.
• Administratieve werkzaamheden; o.a. het versturen van interne mailings, ...
• Het beheren en controleren van ons vastgoed schrikt jou niet af. Je kan de nodige documenten, attesten, … interpreteren.
• We streven altijd naar beter! Je denkt mee over optimalisaties en brengt eventuele ideeën aan.
• Je zorgt voor ondersteuning bij het agenda en planningsbeheer van ons management team.
• Je bent het spilfiguur tussen verschillende interne en externe teams: management, HR, project teams, IT, leveranciers en onderaannemers, productie, facilities en onderhoud.
• Met jouw ervaring doen we ook beroep op je voor het mee ontwikkelen van nieuwe kantoorontwikkelingen
• Kortom, je kan op autonome wijze alles aansturen en ondersteunen, zodat onze teams kunnen doen waar ze écht goed in zijn, nl. de beste experience driven campagnes maken

Wie ben jij als professional?

• Gastvrijheid zit in je genen, je schroomt niet om zelf de handen uit de mouwen te steken om te zorgen dat ons Club House er netjes en verzorgd uitziet en je hebt oog voor detail.
• Bij voorkeur heb je ervaring in een soortgelijke functie of ben je werkzaam geweest als frontoffice- medewerker in een groot hotel of eventlocatie
• Een opleiding hotelmanagement, leisure management of toerisme komt hier van pas maar is geen must.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse, Franse én de Engelse taal in woord en geschrift
• Nieuwsgierig van aard en ondernemend.
• Positieve en flexibele instelling
• Je bent communicatief, creatief en leergierig.
• Je hebt kennis van budgetbeheer, onderhandelingsvaardigheden.
• Je hebt oog voor detail en kwaliteit.
• Stressbestendigheid: onder druk kunnen werken
• Je hebt verantwoordelijkheidszin en kan zelfstandig werken.
• Je draagt een “no-nonsense” attitude uit en steekt de handen uit de mouwen.
• Omgaan met pieken, variabele workload en een divers takenpakket schrikt jou niet af.

Je herkent jezelf in deze woorden?

• Joie de vivre
• Hands-on en pragmatisch
• Aanpakker en zorgvuldig
• Zelfstandig
• Communicatief sterk
• Zin voor initiatief
• Flexibel
• Empathisch

Wat bieden wij jou?

• Een cultuur die gebouwd is op plezier, verbinding en empathie.
• Een marktconform salaris en opleidingsbudget.
• Een 40u werkweek met 32 dagen vakantie
• 80% van de tijd werk je vanuit het Club House in Antwerpen
• De ruimte om te ondernemen en jezelf te ontwikkelen.
• Het allergezelligste team met collega’s in 3 verschillende landen.